Kako postaviti realistične rokove za provedbu CAPA ili promjena

Jedan od još uvijek čestih izazova u GMP i GDP okruženju je postaviti realistične i izvedive rokove provedbe promjena ili CAPA (Corrective & Preventive Action), pa ćemo tome posvetiti ovu Aktualnu temu. Ovo pitanje je dosta šire od samih CAPA i promjena jer indirektno zadire i u niz drugih segmenata GxP sustava kao što su učinkovitost internih audita, rješavanje odstupanja utvrđenih na vanjskim inspekcijama i auditima ili donošenje odluke o puštanju serije lijeka u promet.

U nastavku stoga donosimo kratki pregled ključnih koraka za realistično postavljanje rokova provedbe CAPA i promjena. Naime, uvijek treba imati na umu nešto što se često zaboravlja: dobar rok provedbe neke CAPA ili promjene je onaj koji je realan i ostvariv, a ne onaj koji je privlačno, ali neostvarivo kratak!

Naravno, ovih pet koraka koji će biti prikazani u nastavku predstavljaju samo osnovni okvir i jedan od mogućih pristupa unutar kojeg možete raditi prilagodbe s obzirom na vlastito okruženje, dostupne resurse, interne procedure i sl. Isto tako, neki od koraka se mogu provoditi paralelno.

Pa krenimo redimo…

KORAK 1 Razdijeliti CAPA plan ili promjenu na sastavne aktivnosti

Rijetko koja CAPA ili promjena u GxP okruženju sadrži samo jedan korak.

Npr. promjena koja se odnosi na zamjenu linije za opremanje zapravo se sastoji od niza važnih koraka (izrada URS, prikupljanje ponuda, analiza ponuda, odluka o dobavljaču, DQ, FAT, isporuka, instalacija, izrada draftova procedura, IQ, OQ, odobrenje procedura, ažuriranje planova preventivnog održavanja, PQ … da ne nabrajamo dalje).

Ili, CAPA koja se odnosi na optimizaciju hladnog lanca jer su se događale situacije da transport traje dulje od validiranog maksimalnog trajanja vjerojatno će uključivati, procjenu rizika, implementaciju nove procedure, internu komunikaciju i sl. Također, moguće je da će ova CAPA zapravo inicirati i provedbu promjene.

Što se bolje pojedina CAPA ili promjena razdijeli u manje tj. sastavne korake i što se točnije detektira redoslijed i povezanost tih koraka, to će lakše biti prvo odrediti trajanje svake pojedine aktivnosti, a time na kraju i ukupni rok provedbe za neku CAPA ili promjenu.

Međutim, to je idealni scenarij koji je malo vjerojatan u stvarnom životu i dinamičnom GxP svijetu, stoga se treba pravovremeno pripremiti na prepreke i zastoje; do toga stižemo ubrzo, u Koraku 3.

KORAK 2 Evaluacija potrebnih resursa

Jednom kada znamo koje sve aktivnosti je potrebno provesti (Korak 1), možemo svakom pojedinom koraku dodijeliti potrebne resurse; prvenstveno se tu misli na one ljudske, jer to su najčešća uska grla.

Međutim, to i nije uvijek baš tako jednostavno: raspoloživi resursi su vrlo često ograničeni, a u raznim fazama rješavanja u svakom trenutku je otvoreno najmanje nekoliko desetaka CAPA ili promjena za provedbu ili koordinaciju kojih je obično odgovoran relativno malen broj (najčešće istih) osoba. Osim toga, mnogi od njih imaju i svoje rutinske obaveze u proizvodnji, laboratoriju, logistici koje ne smiju zastati zbog provedbe CAPA ili promjena.

KORAK 3 Za svaku aktivnosti postaviti pitanje Što može poći krivo

Ovaj korak je zapravo dobra stara procjena rizika (da, ništa bez toga): što može poći krivo, gdje su moguće poteškoće ili prepreke, koji resursi predstavljaju moguće usko grlo, koja aktivnosti bi mogla „zapeti“, i zbog toga kasniti.

Što bolje predvidimo nepredvidivo (a to je pravi izazov), toliko točnije i realističnije ćemo moći utvrditi i rokove provedbe svake pojedine CAPA ili promjene.

KORAK 4 Odrediti prioritete

Već smo spomenuli kako su resursi ograničeni, a na kraju netko svaku aktivnost u sklopu neke CAPA ili promjene ipak mora provesti na ovaj ili onaj način. Stoga je potrebno odrediti prioritete. Jer, nisu i ne mogu svaka CAPA ili svaka promjena biti jednako važne.

A kako odrediti prioritete? Ovo je već neka sasvim druga priča, ali recimo ipak da je primjenom nekoliko jednostavnih indikatora za otvoreni CAPA plan ili predloženu promjenu i ovaj korak moguće relativno lako realizirati. Ti indikatori mogu biti npr. GxP značaj, poslovni značaj, regulatorni značaj, utjecaj na kvalitetu lijeka i sigurnost korisnika lijeka, ukupni rizik i sl. Bodovanjem svakog od indikatora prema unaprijed utvrđenim kriterijima brzo se dolazi do vrlo transparentnih prioriteta.

KORAK 5 Na temelju svih prethodnih koraka odrediti realistične rokove

Sada konačno dolazimo i do cilja cijele ove priče: određivanje roka provedbe neke CAPA ili promjene. Dakle, jasno je: ukoliko smo dobro identificirali potrebne aktivnosti i povezane resurse, razmotrili moguće prepreke i argumentirano odredili prioritete, rok provedbe koji uzima u obzir sve navedene aspekte trebao bi biti prilično realističan.

Kod ovoga uvijek budite spremni i na promjene prioriteta. To je sasvim u redu, ali treba biti dobro dokumentirano i obrazloženo (onaj dobri stari „justified“).

I još nešto za kraj. Vrlo često Korak 5 može otvoriti nova (i ponekad neugodna) pitanja: a zašto će ova CAPA biti zatvorena tek za 18 mjeseci ili ova promjena biti dovršena tek za 3 godine (jer to su realistični rokovi s obzirom na radno okruženje)?

Ovime otvaramo nekoliko dodatnih i vrlo aktualnih tema u GxP okruženju: učinkovitost, dostupni resursi, organizacija, odgovornosti, komunikacija, kompetencije. Umjesto nastavka diskusije o navedenim temama, za kraj upućujemo na nekoliko važnih, a često zanemarenih zahtjeva EU GMP i EU GDP regulative:

EU GMP Chapter 1: 1.5 Senior management has the ultimate responsibility to ensure an effective Pharmaceutical Quality System is in place, adequately resourced and that roles, responsibilities, and authorities are defined, communicated and implemented throughout the organisation. Senior management’s leadership and active participation in the Pharmaceutical Quality System is essential.

EU GMP Chapter 2: 2.1 The manufacturer should have an adequate number of personnel with the necessary qualifications and practical experience. Senior management should determine and provide adequate and appropriate resources (human, financial, materials, facilities and equipment) to implement and maintain the quality management system and continually improve its effectiveness. The responsibilities placed on any one individual should not be so extensive as to present any risk to quality.

EU GDP Chapter 1: The quality system is the responsibility of the organisation’s management and requires their leadership and active participation and should be supported by staff commitment. The system for managing quality should encompass the organisational structure, procedures, processes and resources…

EU GDP Chapter 2: There should be an adequate number of competent personnel involved in all stages of the wholesale distribution activities of medicinal products. The number of personnel required will depend on the volume and scope of activities.

I ovaj put smo uz Aktualnu temu pripremili više web edukacijskih sadržaja koji će biti na popustu 20 %.