LJUDSKA POGREŠKA U GDP PROCESIMA: PRAKTIČNA RJEŠENJA

Isporučena veća ili manja količina lijeka, oštećena pakiranja lijeka tijekom manipulacije, vrata koja su ostala otvorena, serija lijeka koja nije izdana prema FEFO pravilu ili nepravilno vođeni GDP zapisi – u logistici i distribuciji lijekova pogreške se događaju. No, kako im pristupiti, to je ključno pitanje. Prvi i najčešći zaključak kada se dogodi neko odstupanje koje je uzrokovao čovjek i dalje je ovo: nepažnja zaposlenika, ljudska pogreška.

Međutim, ljudska pogreška vrlo rijetko je stvarni uzrok odstupanja (korijenski uzrok, root cause), a puno češće je zapravo najvidljiviji simptom skrivenih sistemskih nedostataka. Drugim riječima, ljudska pogreška često je posljedica sustava kvalitete koji nije dovoljno učinkovit ili ne funkcionira kako je inicijalno zamišljeno (iz bilo kojeg razloga). Nećemo se dalje baviti pozadinom ljudske pogreške već u nastavku donosimo prijedloge nekoliko konkretnih rješenja za reduciranje ili eliminaciju ljudske pogreške u veleprodajnim GDP aktivnostima. Naravno, mnoge, ako ne i sve primjere koje ćemo prikazati, moguće je vrlo jednostavno preslikati i na GMP procese.

Korištenje provjernih lista (chekliste)

Da, jednostavnije i brže je nakon ulaznog pregleda samo potpisati dostavnicu umjesto stavljati kvačice u provjernu listu koju svaki put treba ponovo uzeti i ispuniti za svaki ulaz proizvoda. Međutim, kada se radi tako da se prate i potvrđuju stavke provjerne liste, puno je manja mogućnost da će se nešto zaboraviti. Dugoročno ćemo na ovaj način vjerojatno uštedjeti više vremena i novaca jer ćemo eliminirati povremena odstupanja, povezane istrage, možda i trošak odbačenih proizvoda.

Bolje konfiguriranje računalnih sustava, npr. ERP-a

Ako polja za upis podataka nisu postavljena kao obavezna (mandatory fileds), prije ili kasnije će se dogoditi da je potvrđena neka primka bez upisanog nužnog podatka. No, ako ne možemo nastaviti u sljedeći korak bez da su svi podaci upisani, puno je manja šansa da će do odstupanja doći.

Korištenje i skeniranje kodova

Nije uvijek primjenjivo za manje sustave, ali kada god je moguće treba razmotriti mogućnost korištenja kodova koji se skeniraju u svrhu a) transfera podataka i b) potvrde neke aktivnosti. To mogu biti kodovi na dokumentima, obrascima, skladišnim pozicijama, transportnim kutijama, vozilima, radnim mjestima, ormarima, naljepnice s ad-hoc kreiranim kodovima i brojne druge mogućnosti…

„Prebacivanje brige“ na računalni sustav

Ako ERP dozvoljava izdavanje/prodaju serije lijeka kojoj je istekao rok valjanosti, prije ili kasnije će se to i dogoditi. A zatim slijedi reklamacija pa obrada reklamacije pa vraćanje pa izdavanje knjižnog odobrenja pa otvaranje odstupanja pa CAPA koja će glasiti: rekonfiguracija ERP-a, a to znači URS pa validacija pa izmjene procedura pa još svašta uz to.

Ako ERP u startu onemogućava izdavanje/prodaju serije lijeka kojoj je istekao rok valjanosti, svega toga jednostavno neće biti jer se niti ne može dogoditi.

Slično je i s automatskim blokadama izdavanja ovisno o statusu lijeka, onemogućavanje izdavanja blokiranom kupcu, nemogućnost narudžbe od blokiranog dobavljača i druga slična rješenja.

Korištenje padajućih izbornika umjesto ručnog upisa teksta

Padajući (dropdown) izbornici za odabir unaprijed definirane vrijednosti skraćuju vrijeme upisa i eliminiraju pogreške koje se događaju u slučaju slobodnog tekstualnog unosa. Npr., ako za svaki proizvod u kartici proizvoda treba ručno upisati temperaturne uvjete čuvanja, vjerojatno će se dogoditi da su ti uvjeti različito napisani, npr., 15-25 °C, od 15 do 25, 15 – 25 ˘C i sl. Ako koristimo funkciju pretraživanja i grupiranja proizvoda po uvjetima temperature čuvanja, moguće je da neće biti prikazani svi proizvodi unutar neke grupe. No, ako se temperaturni podatak odabire iz padajućeg izbornika i automatski bilježi u odgovarajuće polje te se ne može mijenjati, ovakvih problema više neće biti.

Uz upravo prikazane konkretne primjere, evo još nekoliko mogućnosti za smanjenje ljudske pogreške u GDP procesima:

• Korištenje slikovnog prikaza u pisanim procedurama kada je primjenjivo (fotografije, ilustracije, promjeri ispravnog i neispravnog postupanja i sl.)

• Pisanje procedura na način da su vizualno lako čitljive (odvojeno po koracima, točkama i sl., a ne dugački nepregledni eseji)

• Pisanje procedura tako da logički opisuju slijed koraka koje treba provesti s jasnim referencama kada je potrebno prijeći na neki korak koji nije u slijedu (npr. korištenjem simbola, vidjeti sljedeću primjer)

• Korištenje simbola uz tekst u pisanim procedurama, npr. poseban simbol kada u nekom koraku treba provesti vlastoručni zapis, simbol za korištenje računalnog sustava, simbol kada je potrebna dvostruka kontrola i sl.

• Standardizacija procesa kako bi bilo što manje varijabilnosti i mogućih opcija provedbe koraka

• Vizualno označavanje zona u skladištu (boje, simboli) kako bi se i na taj način upozorilo na specifičnosti pojedine zone, uvjete čuvanja, vrstu proizvoda koji se tamo skladište i sl.

• Korištenje temperaturnih predalarma, a ne samo alarma kada je već nastupilo temperaturno odstupanje

• Povezivanje različitih računalnih sustava koji će međusobno prebacivati podatke (interface), umjesto višestrukih upisivanja i prepisivanja

• Jasno vizualno označavanje nedovršenog procesa, npr. korištenjem kartica ili plastičnih oznaka, kako druga osoba ne bi morala pretpostavljati da aktivnost je ili nije završena, a što može dovesti do pogreške

Dakle, cilj GDP (a jednako i GMP) sustava upravljanja kvalitetom nije stvoriti nepogrešive ljude, jer oni ne postoje, već izgraditi procese i takvo radno okruženje u kojem je teško pogriješiti.

Sljedeći put kada se dogodi odstupanje, nemojte pitati „Tko je (opet) pogriješio?“, nego „Što u našem procesu i dalje omogućava da se ovako nešto dogodi?“.

Želite li dodatno razvijati kompetencije po pitanju ljudske pogreške, upravljanja odstupanjima i kreiranja učinkovitih CAPA?

Ili trebate dobru i neovisnu gap analizu vlastitih GDP procesa kako biste utvrdili mogućnosti optimizacije i poboljšanja?