KAKO UBRZATI ON-BOARDING PROCES NOVIH ZAPOSLENIKA U GMP I GDP OKRUŽENJU?

Sa sve većom fluktuacijom zaposlenika u GMP i GDP reguliranim organizacijama i procesima, rastu i izazovi vezano za učinkovito uvođenje novih zaposlenika u posao, a to se osobito odnosi na provedbu inicijalne edukacije koja je često dugotrajna te obuhvaća niz tema i dokumenata.

Podsjetimo se prvo na vrlo konkretne zahtjeve koje donose EU GMP i EU GDP regulativa vezano upravo za inicijalnu edukaciju:

EU GMP Chapter 2 PERSONNEL: 2.11 Besides the basic training on the theory and practice of the quality management system and Good Manufacturing Practice, newly recruited personnel should receive training appropriate to the duties assigned to them.

EU GDP Section 2.4. Training: All personnel involved in wholesale distribution activities should be trained on the requirements of GDP. They should have the appropriate competence and experience prior to commencing their tasks. Personnel should receive initial and continuing training relevant to their role, based on written procedures and in accordance with a written training programme.

Neovisno radi li se o proizvodnji, kontroli kvalitete, logistici i distribuciji, upravljanju kvalitetom, IT sektoru ili nekom drugom GMP/GDP procesu, nužno je provesti inicijalnu edukaciju zaposlenika. Takva edukacija ne bi smjela biti samo formalna („jedan potpis i možeš ići raditi“) već treba obuhvatiti ključne informacije o primjenjivoj GMP ili GDP regulativi kao i interne politike, pravila i procedure prema kojima će novi zaposlenik raditi.

U situaciji povećane fluktuacije zaposlenika kada se čak i svakih nekoliko dana pojavljuje nova osoba, nije lako koordinirati provedbu inicijalne edukacije, a zahtjevno je i kontinuirano angažirati interne resurse kako bi ponovo i ponovo provodili internu edukaciju. Na kraju se dogodi da neka nova osoba nije prošla sve korake inicijalne edukacije što često bude problem na GMP ili GDP inspekciji ili rezultira nekim odstupanjem, kašnjenjem, laboratorijskom pogreškom, krivom isporukom i sl.

No, kako nam nove tehnologije stalno otvaraju neke nove mogućnosti, tako postoji vrlo jednostavno i praktično rješenje kojim se značajno ubrzava proces uvođenja novih zaposlenika u posao. To su GxP Synapse interaktivni edukacijski sadržaji (e-learning) za provedbu inicijalnih edukacija zaposlenika. Takvi sadržaji se individualno razvijaju i primjenjuju u skladu sa specifičnim zahtjevima korisnika te mogu uključivati sljedeće edukacijske opcije:

Uvodni GMP edukacijski sadržaj

Uvodni GDP edukacijski sadržaj

Specifični uvodni GMP sadržaji (npr. za područja kontrole kvalitete, proizvodnje i dr.)

Specifični uvodni GDP sadržaji (npr. za hladni lanac, operatere u skladištu, vozače i dr.)

Interaktivni edukacijski sadržaji koji obuhvaćaju specifične interne procedure klijenta

Sadržaji se mogu kreirati u suradnji s naručiteljem ili prema smjernicama naručitelja. Omogućen je pregled sadržaja prije uvrštavanja u katalog kompanijske inicijalne eduakcije kako bi se odobrio ili dodatno uskladio ukoliko je potrebno.

Dakle, za pojedinu kompaniju kreirat ćemo interaktivne edukacijske sadržaje za uvodnu edukaciju (jedan, dva ili koliko već treba sadržaja), a primjena je zatim vrlo jednostavna i sastoji se od samo nekoliko koraka:

1. Klijent javlja kako postoji novi zaposlenik kojem se odmah aktivira osobni profil na edukacijskoj platformi

2. Zaposlenik dobije svoja individualna pristupna prava (uključujući i zaposlenike koji nemaju dodijeljenu email adresu)

3. U zadanom vremenskom periodu zaposlenik prolazi pojedine edukacijske materijale (takvi materijali mogu biti aktivirani svi odjednom ili korak po korak, ovisno o ugovorenoj opciji)

4. Na kraju svakog edukacijskog sadržaja potrebno je riješiti on-line test

5. Po uspješnom rješavanju testa, automatski se generira potvrdnica o kompletiranju pojedinog edukacijskog sadržaja

6. Dodatno, ovisno o ugovorenim opcijama, klijentu se dostavljaju izvješća o realizaciji za pojedinu edukacijsku temu

Kratko spomenimo ovdje još i da je postavke testa moguće postaviti na niz načina, što uključuje broj mogućih pristupa, kriterij prolaznosti, broj prikazanih pitanja i vrsta pitanja.

U svrhu inicijalne edukacije zaposlenika mogu se koristiti i dostupni edukacijski programi za godišnje GMP i GDP edukacije.