5 PRIJEDLOGA ZA UČINKOVITO PLANIRANJE AUDITA DOBAVLJAČA

Početak godine je u GMP i GDP okruženju vrijeme za pripremu raznih planova, što uključuje i plan audita dobavljača i ugovornih organizacija. U nastavku stoga donosimo 5 konkretnih prijedloga iz prakse, kako takve GMP i GDP audite planirati što učinkovitije, imajući na umu i reduciranje troškova audita kada je moguće.

Provjerite jesu li potrebni baš svi auditi koji su inicijalno planirani. U praksi se događaju različite situacije, npr. provodi se audit dobavljača s kojim se planira zaključiti suradnju kroz sljedećih nekoliko mjeseci ili se auditira dobavljač koji nije imao niti jednu isporuku od prethodnog audita, a audit je proveden samo zato jer je prema SOP-u učestalost audita svake 3 godine. Ako je potrebno, revidirajte interne zahtjeve i kriterije planiranja GMP i GDP audita kako bi bili što fleksibilniji.

Organizirajte dvodnevni audit kada god je moguće. Znamo kako je danas sve teže organizirati tj. „dobiti“ audit koji traje dulje od jednog dana, ali ipak pokušajte. Čak je i opcija 2 puta po pola dana bolja od jednodnevnog audita. Naime, za auditora je iznimno korisna ta kratka pauza između dva dana audita kako bi se „sredili dojmovi“, provjerili neki specifični zahtjevi regulative te na temelju onoga što je utvrđeno tijekom prvog dana audita odredio smjer nastavka audita.

Spojite više audita kada je moguće. Spajanje audita je i vremenski i troškovno vrlo učinkovito. Čak i ako je potrebno imati pauzu od jednog ili dva dana, ukupno je učinkovitije i često jeftinije dogovoriti dva audita npr. u utorak i četvrtak ili petak nego dva puta putovati na audit, osobito ako se radi o udaljenim i zahtjevnim lokacijama. A između dva audita moglo bi se već i početi s pripremom izvještaja za prvi audit, zar ne?

Odaberite najboljeg mogućeg auditora ili auditore za svaki audit. Tijekom godine često treba provesti vrlo različite audite: inicijalni audit novog ugovornog laboratorija, redoviti audit vanjskog data-centra, 3 audita dobavljača sirovina i sl. Svaki audit ima neke specifičnosti, stoga je iznimno važno odabrati onog auditora ili auditore koji će s obzirom na svoje kompetencije i iskustva provesti najučinkovitiji audit. Također, ne treba se ograničavati samo na listu auditora; ponekad je dobro u audit uključiti još nekoga kao eksperta, npr. QP-a, osobu iz Nabave, tehnologa u Proizvodnji, IT specijalista i sl. Ako tako nešto nije predviđeno trenutnim SOP-om za provedbu audita, svakako provedite reviziju te dodajte i tu mogućnost.

Razmislite o provedbi on-line audita gdje je primjenjivo. U slučaju vrlo pouzdanih dobavljača koji su na udaljenim lokacijama, a godinama nije bilo nikakvih problema u suradnji, može se razmotriti opcija on-line audita korištenjem Teams, Zoom ili neke druge platforme. Također, razmislite koji još auditi bi mogli biti provedeni on-line, npr. audit ugovorne organizacije koja nema proizvodne ili laboratorijske operacije, follow-up audit, audit već odobrenog dobavljača koji bi trebalo provesti zbog dodavanja još jednog proizvoda koji će se isporučivati i sl.