Što treba sadržavati dobar Validacijski Master Plan (VMP)

Danas je već prilično teško naći nekoga tko se neće složiti s činjenicom da je Validacijski Master Plan (VMP) postao jedan od ključnih GMP dokumenata. Međutim, i dalje su relativno česte situacije u kojima je VMP tek formalno napisani dokument na razini malo razrađenije politike kvalifikacije/validacije. Ili je prekompleksan pa uz VMP trebate još desetak drugih pratećih dokumenata i priloga kako bi shvatili o čemu se radi. Ili nije ažuran, izmijenila su se dva nova pogona i pet novih proizvodnih linija o kojima nema niti riječi u VMP-u. Ili…

Pripremili smo stoga u formi pet kratkih pitanja pregled najvažnijih informacija koje moraju biti dostupne u dobrom i ažurnom Validacijskom Master Planu. Naravno, sve ono što je navedeno u EU GMP Annex 15 Qualification & Validation kao nužan sadržaj VMP-a se podrazumijeva.

Iskoristite ovih pet pitanja kako bi provjerili i prema potrebi nadopunili svoj VMP ili jednostavno potvrdili da radite točno onako kako treba.

Što je sve potrebno kvalificirati ili validirati?

U dobro složenom Validacijskom Master Planu mora biti jednostavno za pronaći informacije o tome koji sustavi/oprema/energenti moraju biti kvalificirani i koji procesi validirani. No, to ne smiju biti načelni podaci na razini politike već vrlo konkretne informacije. Pazite na trik pitanja, npr. je li potrebno kvalificirati skladišni viličar i kada odgovorite Pa naravno da nije potrebno, pripremite se na sljedeće pitanje: A gdje je to navedeno. Dobra je praksa stoga postaviti sustav razvrstavanja opreme na GMP-relevantnu i ne-GMP opremu; viličar bi naravno išao u skupinu ne-GMP opreme pri čemu treba jasno biti navedeno koje aktivnosti nisu potrebne za takvu opremu.

Ne zaboravite i računalne sustave koji bi također trebali biti uključeni u VMP.

Uz sve ovo, VMP mora sadržavati i konkretne smjernice o provedbi re-kvalifikacije i re-validacije: što, koliko često, u kojim specifičnim situacijama i sl.

Što je sve potrebno obuhvatiti kvalifikacijom i validacijom?

U nastavku na prethodnu stavku (što i kada treba kvalificirati i validirati), VMP treba sadržavati i što je moguće konkretniji prikaz opsega kvalifikacije i validacije za svaku vrstu opreme / sustava / energenta / procesa. To naravno može biti pripremljeno i kao prilog VMP-u, ali ključno je da su sve informacije na jednom mjestu, složene logično i pregledno; korištenje tabela obično je dobro rješenje.

Npr. kod uređaja za tekućinsku kromatografiju trebalo bi biti propisano sljedeće (ovo navodimo samo kao primjer za ilustraciju, mogući su i drugačiji pristupi):

IQ: Inicijalna evidencija podataka o isporučenom uređaju / Verifikacija okolišnih uvjeta s obzirom na zahtjeve koje definira proizvođač opreme / Verifikacija prisutnosti svih naručenih elemenata opreme / Verifikacija ispravnosti isporučenog uređaja / Verifikacija dostupnosti potrebnih priključaka (na samom uređaju i na lokaciji u laboratoriju) / Verifikacija prisutnosti pripadajuće dokumentacije / Inicijalno pokretanje uređaja / Verifikacija verzije softvera / Verifikacija dostupnosti mreže / Komunikacija softvera i opreme

OQ: Točnost i preciznost protoka / Točnost temperature područja za kolonu / Točnost valnih duljina primjenom odgovarajućih standarda (npr. kofein) / Stabilnost temperature i šuma / Preciznost injektiranja / Carryover / Linearnost odgovora detektora / Kvalifikacija gradijenta / Točnost temperature / Verifikacija programskih postavki / Softverske funkcionalnosti – pristup, audit trail

PQ: Provodi se u sklopu svake analize kao prikladnost kromatografskog sustava prema kriterijima metode ili općim kriterijima za SST

Koji je trenutni status opreme / sustava / energenata / procesa?

Jedno od najčešćih pitanja na GMP inspekcijama vezano za VMP odnosi se upravo na pregled dostupne opreme i procesa te kvalifikacijski i validacijski status. Stoga VMP (ili odgovarajući prilog) treba sadržavati preglednu tabelu s najmanje sljedećim podacima za opremu / sustave / energente:

• Naziv/opis

• Interna oznaka

• Serijski broj proizvođača

• Godina instalacije

• Datum prve kvalifikacije

• Reference na prvu kvalifikacijsku dokumentaciju (barem na izvještaj, iako se često navode i oznake svih korištenih protokola)

• Datum zadnje provedene (re)kvalifikacije

• Reference na zadnju provedenu kvalifikacijsku dokumentaciju (barem na izvještaj, iako se često navode i oznake svih korištenih protokola)

• Kvalifikacijski status (npr. KVALIFICIRANO, KVALIFIKACIJA U TIJEKU, KVALIFICIRANO / REKVALIFIKACIJA PLANIRANA ZA 10 /2021. i sl.)

Na sličan način potrebno je voditi popis procesa: proizvodnih, čišćenja i drugo ako je primjenjivo.

Čak i kada ovakvi popisi postoje, često nisu ažurni, stoga svakako i na to treba obratiti pažnju.

Kako se postupa u slučaju odstupanja vezano za kvalifikaciju i validaciju?

Dobar VMP mora sadržavati konkretan odgovor na pitanje kako se postupa u bilo kojoj od sljedeće četiri vrste odstupanja koje se mogu dogoditi tijekom kvalifikacije ili validacije:

a) Administrativna pogreška: opis provedbe testa je pogrešno napisan / nema potrebe za izmjenama u konfiguraciji/funkcionalnostima opreme ili parametrima procesa

b) Administrativna pogreška: kriterij prihvatljivosti je pogrešno napisan / nema potrebe za izmjenama u konfiguraciji/funkcionalnostima opreme ili parametrima procesa

c) Pogreška u provedbi testa: / nema potrebe za izmjenama u konfiguraciji/funkcionalnostima opreme ili parametrima procesa

d) Odstupanje: nije moguće provesti test ili kvalifikacijsku/validacijsku studiju ili nije moguće postići kriterij prihvatljivosti uslijed neispravnosti opreme / neprikladnog procesa

Kako se postupa u slučaju promjena vezano za kvalifikaciju i validaciju?

Slično kako je prethodno navedeno za odstupanja, u dobro postavljenom VMP moraju biti dostupne smjernice za postupanje u slučaju promjena tijekom kvalifikacije i validacije:

a) Promjene koje se odnose samo na specifičnu studiju u smislu same metodologije provedbe, rasporeda provedbe, organizacije provedbe, zapisa i sl.

b) Promjene koje su inicirane kroz provedbu studije, ali imaju širi kontekst (npr. izmjene kriterija prihvatljivosti, izmjena opsega studije i sl.)

Uz sve prethodno navedeno, obratite pažnju i na sljedeće informacije koje bi trebale biti lako dostupne unutar Validacijskog Master Plana (opet, sve ono navedeno u EU GMP Annex 15 se podrazumijeva da je sadržano u VMP-u):

• Preduvjeti za provedbu kvalifikacije

• Preduvjeti za provedbu validacije

• Dokumentacija koja prati pojedinu kvalifikaciju ili validaciju

• Pristup Ongoing Process Verification konceptu

• Pristup periodičkim pregledima opreme, sustava, energenata i računalnih sustava