ŠTO TREBA OSIGURATI U SLUČAJU UGOVORNIH AUDITA I ULOGA QP-a

EMA (European Medicines Agency) je nedavno nadopunila svoj GMP Q&A s dva pitanja vezano za audite treće strane i ulogu QP-a oko toga, pa ćemo se u ovoj blog objavi malo detaljnije osvrnuti na tu zanimljivu i aktualnu temu. A u samom uvodu, izdvajamo vjerojatno ključnu izjavu iz navedenog GMP Q&A: The QP has the ultimate responsibility to ensure that audit reports are properly evaluated when the audit is performed by a third party. 

Angažiranje treće strane za provedbu audita ili preuzimanje (da izbjegnemo nespretan, ali realniji pojam „kupovanje“) gotovih izvještaja audita već dugo je ustaljena praksa, većom dijelom kada se radi o API-ima i drugim sirovinama, a manjim dijelom kada je riječ o ugovornim organizacijama. I to je, manje-više, uglavnom u redu. Međutim, u praksi se i dalje zaboravlja (slučajno ili svjesno?) da pri tome postoje neke obaveze korisnika takvih audita ili gotovih izvještaja audita, a proizlaze iz konkretnih EU GMP zahtjeva navedenih u EU GMP Chapter 7 OUTSOURCED ACITIVITES i EU GMP Annex 16 CERTIFICATION BY A QP AND BATCH RELEASE. Krenimo od ovog drugog.

Prema EU GMP Annex 16, posebnu pozornost treba posvetiti odobravanju izvještaja audita s obzirom na sljedeće:

• Obuhvaća li izvještaj audita detaljno sve što je predviđeno opsegom audita

• Proizvodnju i kontrolu kvalitete API-a, osobito ako se to provodi u trećoj zemlji

• Jesu li eventualne ugovorne aktivnosti usklađene s odobrenjem za stavljanje lijeka u promet (MA)

QP treba osigurati da su provedeni formalna ocjena i odobrenje takvog izvještaja audita. Također, QP treba biti svjestan ishoda audita s kritičnim utjecajem na kvalitetu lijeka prije certificiranja relevantnih serija lijeka i za to moraju postojati formalni dokazi.

Uz upravo spomenute parametre koji su navedeni u EU GMP Annex 16, treba uzeti u obzir i niz drugih elemenata koji nisu striktno navedeni, ali su direktno povezani, npr. sljedeće:

• Provjera ugovornog odnosa s provoditeljem audita – postoji li ugovor, je li ažuran, kako su utvrđene uloge i odgovornosti te pojedini zahtjevi, npr. klasifikacija utvrđenih nesukladnosti, format izvještaja, način komunikacije

• Provjera opsega i odgovarajućeg trajanja audita, npr. izvještaj ugovornog audita pogona za proizvodnju aseptičkim postupkom koji je trajao 1 dan i proveo ga je 1 auditor mogao bi tijekom GMP inspekcije biti ocijenjen kao neprihvatljivo (pre)kratak

• Provjera odgovarajućih kompetencija auditora s obzirom na opseg i vrstu audita

• Provjera utvrđenih nesukladnosti i CAPA plana – je li adekvatan, kako će se pratiti provedba CAPA mjera

• Sukob interesa – postoji li s obzirom na auditiranu stranu, organizaciju koja provodi audit i konkretnog auditora/auditore

Zadržimo se još kratko na sukobu interesa; ovo je vrlo važno jer može utjecati na prosudbu auditora što rezultira izvještajem koje možda ne pruža potpunu i nepristranu ocjenu auditiranog područja. Potencijalne sukobe interesa s obzirom na provedbu ugovornog audita treba sagledati iz različitih perspektiva, npr.:

• Auditor koji ima financijske, obiteljske ili društvene veze s auditiranom organizacijom

• Auditor koji je prethodno radio ili trenutno surađuje s organizacijom koja se auditira

• Organizacija koja ostvaruje direktnu komercijalnu dobit od prodaje ili isporuke izvještaja audita

• Auditor ili organizacija za provedbu audita koji direktno (financijski) ovise o uspješnom ishodu audita

U slučaju da auditor treće strane ili ugovorna organizacija koja provodi takav audit prijave sukob interesa, treba dokumentirati prirodu sukoba interesa, utjecaj koji on može imati na tijek i ishode audita te kako se osigurava vjerodostojan i neovisan zaključak audita. Druga opcija je odustati od takvog audita ili ne preuzeti (ne kupiti) takav izvještaj audita, no u stvarnom životu često nema previše izbora, npr. auditirana tvrtka ne dopušta provedbu audita već samo nudi već gotovi izvještaj.

I kod ovoga QP treba osigurati da pisana konačna procjena i odobrenje izvještaja audita treće strane uključuje ocjenu izjave ili odsutnosti bilo kakvih sukoba interesa. Dodatne izazove predstavljaju grupni auditi, kada npr. ugovorna organizacija provodi jedan audit za više naručitelja istovremeno, pri čemu svaki do njih ima neka svoja pravila, zahtjeve, kriterije, fokus i sl.

Dakle, iako QP ne mora osobno provesti sve prije navedene korake, upravo QP ima krajnju odgovornost za završno prihvaćanje izvještaja ugovorno provedenih audita. Ovo mora pružati čvrsta jamstva da su rezultati audita koji je provela treća strana vjerodostojni, no je li to uvijek moguće? To također znači da treba postojati formalni zapis o tome, koji sadrži sveobuhvatan sažetak evaluacije izvještaja audita, koji je lako dostupan te se na zahtjev može dostaviti nadležnim tijelima.

Uz sve navedeno, QP se treba i uvjeriti da se auditi provode u skladu s interno utvrđenom dinamikom i planovima, neovisno o tome tko pojedine audite provodi ili tko izvještaje audita dostavlja.

Izvorne EU GMP zahtjeve vezano za sve prije spomenuto možete pronaći u EU GMP Annex 16, poglavlje 2. RELYING ON GMP ASSESSMENTS BY THIRD PARTIES, E.G. AUDITS.

Što se tiče zahtjeva EU GMP Chapter 7, ugovorna provedba audita je još jedna u nizu ugovornih aktivnosti koje se provode u sklopu GMP procesa, stoga je prije provedbe takvog audita ili preuzimanja gotovo izvještaja audita nužno:

• Kvalificirati provoditelja audita (kako organizacije, tako i auditora ako se zna tko je auditor): Prior to outsourcing activities, the Contract Giver is responsible for assessing the legality, suitability and the competence of the Contract Acceptor to carry out successfully the outsourced activities.

• Odobriti ugovornu organizaciju

• Uspostaviti ugovor o kvaliteti

• Definirati mehanizme nadzora ugovornog provoditelja audita

U praksi ovo nije uvijek jednostavno kada se na tržištu nabavljaju gotovi izvještaji audita.

Sve prije navedeno mora biti dio sustava kvalitete farmaceutske kompanije koja koristi ugovorne audite ili nabavlja gotove izvještaje audita, konkretno opisano u odgovarajućim pisanim postupcima te opisu posla QP-a. I naravno, redovito provjeravano na internim auditima.